A közgyűlés egyhangú szavazattal megválasztotta Gáspár Józsefet levezető elnöknek, Kovács Andreát jegyzőkönyv vezetőnek, Pasztler Ágotát és Csák Tamást jegyzőkönyv hitelesítőnek.
A levezető elnök megállapította, hogy a kgy. szavazatképes.

Vezetőségi beszámoló 2009 programjairól:
– Avana Arcképcsarnok (ACS) beszámoló: 2009-ben öt szám került kiadásra. 2010-ben 3 kiadványt támogatott az NCA, és egy különkiadást (Jövő nagykövetei), melyek 500 pld-ben látnak napvilágot. A második félévi kiadványok még kérdésesek. A pesti árusítás a Tuan kiadónál történik, a szállítást Kovács Andrea és Gáspár József vállalta el, a gazdasági feladatokat K.Varga Bea.
– Új Galaxis: Antal József főszerkesztő munkájával az Egyesület elégedett. Szükségesnek látjuk azonban a nyelvi lektort, erre egyhangú szavazattal Bajzafi Ferencet kívánja az Egyesület felkérni. Illetve a tipográfiát átgondolni. Az Egyesület elégtelennek érzi az információáramlást a projektvezető és az elnökség között, egyhangúan felkértük ennek segítésére K.Varga Beát.
– Honlapok ügye: Minden honlapon jelen kell lennie az Egyesület elérhetőségének, és az 1%-os felhívásnak. Az ÚG-n a kapcsolat pont alá kéri a kgy beletenni, hogy a kiadványt az Avana Egyesület működteti, illetve a fejlécben (a logón kívül is) állandó jelleggel szerepeljen. A sci-fi.hu fóruma nem felhasználóbarát; a társoldalak hivatkozásait kéri a kgy. megjeleníteni, illetve javasoljuk végiggondolni a koncepciót, mert az oldal nehezen átlátható. Az Avana.hu kapcsán nincs megjegyzés.
– Jövő nagykövetei pályázat: folyamatban van, Baranyai Judit a koordinátor
– Preyer Hugó pályázat: B.Kósa Katalin a koordinátor, a zsűri összetétele nem változik.
– Képregény-pályázat: 2009-ben jó eredménnyel zárult. Tavaly felajánlottuk Zórád Ernő utódainak, hogy a képregény-pályázat az ő nevét viselheti. Mivel az örökösök azóta nem tudtak ebben döntést hozni, a kgy. egyhangú döntése alapján az Egyesület visszalép az egyeztetéstől. Felmerült, hogy ne személy, hanem adott sci-fi képregény legyen a névadó. Az Egyesület várja az ötleteket, illetve felkéri Garzó Lászlót, hogy utánanézzen a lehetőségeknek.
– Zsoldos Péter Díj: 2009-ben kiegészült kisregény díjjal, illetve a nevezés tárgyévesítve lett. Sárdi Margit ezek alapján módosította a Díj szabályzatát. Jobbágy Tibor javasolta, hogy a díjnyertes műveken díszszalag vagy matrica tüntesse fel ezt a tényt. Gáspár József javasolta, hogy a júliusi közgyűlésig mérjük fel a kiadók és szerzők részéről ennek igényét.
– E-book: a kiforratlan technikai háttér miatt egyelőre az Egyesület nem támogatja az e-book könyvek nevezését.
– P.O.D.: Az igény szerinti (print on demand) kiadványok jövőre nevezhetők lesznek, amennyiben elérik az 500 nyomtatott példányt (egyhangú szavazás). A kiadás sajátosságai miatt az időtartamban kedvezményt kapnak; az első megjelenés időpontjától számított 2 éven belül kell a példányszámot teljesíteniük. (5 igen, 3 nem szavazat)
– Hungarocon: a tagok megosztották egymással a visszajelzéseket a 2009-es Hungarocon kapcsán. Az elnökségi beszámolót az Egyesület egyhangúan elfogadta, és megköszönte Bódi Ildikó kiváló munkáját.

A 2009. évi mérleg és közhasznúsági jelentés a kgy. időpontjáig nem készült el, emiatt májusban a kgy megállapodott egy rendkívüli közgyűlésben. Pocsai László titkár jelezte, hogy munkahelyi leterheltsége miatt nehezen tud a jövőben érdemben foglalkozni vele, és átadná a titkári feladatot.

Hungarocon 2010:
A salgótarjáni önkormányzat 150 ezer Ft-t ad a Hungaroconra, melyet az Egyesület a Zsoldos Péter Díj regény és novella kategória finanszírozására fordít, illetve magánfelajánlás során 50 ezer Ft a kisregény kategória.
Pete László betegség miatt távol volt, ezért a gyulai Hungarocon tervezetét a kgy. nem beszélte át. Hét igen és egy tartózkodás mellett döntés született, hogy márc. 31-ig az Egyesületnek be kell nyújtani a forgatókönyvet (humán erőforrás, költségvetés-tervezet, helyszínek, szerződések).


Bódi Ildikó elnök úgy döntött, kitölti a ciklust, ezt az Egyesület hat igen szavazattal, kettő tartózkodással elfogadta. A titkári és az alelnöki feladatok kapcsán a belső levelező listán további megbeszélés történik.